Koordinationsgruppen


Medlemmer
Rie Møller, Sofie Frandsen, Marian Lumer-Klabbers, Lone Østergaard og Betsy Andersen  

Suppleanter
Mona Sørensen og Solvei Helen Jørgensen er valgt som henholdsvis 1. og 2. suppleant.

Revisorer
Tilde Røgilds og Kirsten Holm

Revisor suppleant
Karen Wurlitzer

Fra koordinationsgruppen


visionsmøde

3. september 2017

Visionsmøde

Kære Tribade

Er du en af de kvinder vi søger?

Spændende projekt søger kreative kvinder  
til gennemførelse af lesbiske visioner i forbindelse 
med Tribadernes 25 års jubilæum i 2018.
Vi kan tilbyde frie rammer inklusiv krammer, 
hyggeligt arbejdsmiljø med plads til flirt, udvikling og vækst.
Stor indflydelse og ansvar til den enkelte.
Så kom til tribadernes Visionsmøde

Søndag den 3. september kl. 15.00
Frivilligcenter Aarhus, Grønnegade 80, 1. sal
De der har lyst går ud og spiser sammen bagefter

Vi glæder os til at se dig
Hilsen Koordinationsgruppen

Koordination gruppens ansvar og opgaver


Koordinationsgruppens ansvar:

En forening er en selvstændig juridisk person. Det vil sige, at foreningen kan handle, indgå aftaler, påtage sig forpligtelser, leje lokale m.m. på samme måde som mennesker af kød og blod. At det er foreningen, der påtager sig ansvaret for foreningens handlinger, betyder ikke, at bestyrelsen (herefter koordinationsgruppen) kan fralægge sig ethvert ansvar. 
Det er de almindelige regler om fuldmagt, ansvar og erstatningspligt, der gælder for koordinationsgruppen. At der gælder det almindelige erstatningsansvar for koordinationsgruppen vil sige, at medlemmer af koordinationsgruppen risikerer at påtage sig et personligt ansvar, hvis de handler i strid med aftalte retningslinjer (uden fuldmagt) eller uforsvarligt og i strid med det, man kunne forvente af et almindeligt fornuftigt medlem af koordinationsgruppen.. 

Koordinationsgruppen er foreningens øverste myndighed mellem generalforsamlingerne, og den har derfor det daglige ansvar for foreningens virksomhed, og skal være loyal mod beslutninger truffet på generalforsamlingen.


Koordinationsgruppens opgaver
Hvis man som medlem af koordinationsgruppen skal være i stand til at løfte sin del af
ansvaret for foreningen, er man nødt til at investere noget tid i arbejdet.

1. Udvikling af organisationen
2. Inddragelse af medlemmerne, 
3. At sikre overholdelse af vedtægterne
4. Kontakt til omverdenen
5. Fundraising og økonomistyring
6. Referater
7. Arkiv
8. Grupper/Udvalg
9. Planlægning af aktiviteter det kommende år (Årshjul)
10. Daglig ledelse af foreningen

Ad 1. Udvikling af organisationen
Koordinationsgruppens opgave er at se fremad og sikre, at foreningen hele tiden udvikler sig og følger med tiden. Derfor er der afsat tid til visionsdebat på den årlige generalforsamling og med mellemrum afsat tid på koordinationsgruppens møder.

I hvilken retning skal foreningen udvikle sig de kommende år? 
Hvilke mål har vi sat og hvor langt er vi nået i forhold til at opnå dem? 
Hvilke aktiviteter skal vi sætte i værk i år for at nå eventuelle delmål? 
Skal der ske revision af visionerne – og hvordan skal vi i givet fald arbejde med det i foreningen? 
Hvilke forudsætninger skal der til for, at hvert enkelt mål eller hver enkelt aktivitet kan lykkes? 
Konkret planlægning af aktiviteterne, herunder afklaring af, hvilke behov der er for at inddrage ressourcepersoner uden for koordinationsgruppen, for eksempel fra medlemskredsen, til at gennemføre de planlagte aktiviteter. 
Afklaring af de økonomiske forudsætninger for at aktiviteterne kan gennemføres. 

Ad 2. Inddragelse af medlemmerne
Det er en vigtig opgave for koordinationsgruppen at sørge for, at alle medlemmer i foreningen føler, at de kan komme til orde og har indflydelse på de beslutninger, der vedrører deres deltagelse i foreningens aktiviteter. Samt at understøtte aktiviteter og tiltag for foreningens medlemmer, således at flest mulig medlemmer inddrages i planlægningen og afviklingen af disse.

Koordinationsgruppen er desuden ansvarlig for at informere medlemmer via mail, hjemmeside og Facebook om diverse aktiviteter og tiltag. Medlemmer kan kontakte koordinationsgruppen pr. mail med forslag til punkter på dagsordenen, forslag til aktiviteter m.m. Er det behov for at mødes med koordinationsgruppen kan dette ske i forbindelse med et af gruppens møder.

Ad. 3. At sikre overholdelse af vedtægterne
Koordinationsgruppen er medlemmernes garant for, at tingene fungerer efter reglerne i foreningen.

Opstår der en situation, hvor der kan være tvivl om, hvordan en given problemstilling skal løses, vil koordinationsgruppen efter bedste evne forsøge at leve op til den ”ånd”, der er i foreningens vedtægter.
Hvis der opstår konflikter i en forening, vil koordinationsgruppen derfor også så vidt muligt undgå at blive part i konflikten. 

Ad. 4. Kontakt til omverdenen
Koordinationsgruppen har fælles ansvar for kontakt til bl.a. myndighederne, pressen og medlemmerne. Det aftales på første møde efter generalforsamlingen hvem der påtager sig hvilke opgaver, eller ad hoc ved behov.

Ad 5. Fundraising og økonomistyring 
Koordinationsgruppen er ansvarlige for foreningens økonomi. Det er kassereren, der løbende overvåger økonomien, udfærdiger regnskab og kommer med forslag til budget. Både regnskab og budget er koordinationsgruppens ansvar, selv om kassereren udarbejder det. 
Det er koordinationsgruppens opgave at påse, at foreningens indtægter og udgifter er i balance, herunder om foreningen er likvid.  Samt at foreningens midler forvaltes til gavn for medlemmerne.
Økonomisk støtte til aktiviteter kan søges hos koordinationsgruppen. Økonomisk støtte bevilges i henhold til budgettet vedtaget på generalforsamling og foreningens økonomi. Der fremsendes en skriftlig ansøgning til koordinationsgruppen, med kort beskrivelse at aktiviteten og et budget for aktiviteten. Som udgangspunkt skal aktiviteter være udgiftsneutrale.

Hvis foreningen har besluttet at arbejde med særlige projekter, kan der være behov for at skaffe midler til disse igennem Fundraising 

Ad 6. Referater
Et referat er et vigtigt juridisk dokument, derfor skal det præcist beskrive de beslutninger, der bliver truffet. Som medlem af koordinationsgruppen bør referatet læses grundigt og evt. rettelser m.m. tages op under punktet ”Godkendelse af referat” på det efterfølgende møde.

Ad 7. Arkiv
Koordinationsgruppen er ansvarlig for at al relevant materiale i forbindelse med foreningens arbejde arkiveres og gives videre. Vigtige dokumenter som vedtægter, referater fra generalforsamlinger og papirer fra offentlige myndigheder gemmes både i skriftlig form og på en ekstern harddisk. Øvrige relevante dokumenter gemmes udelukkende elektronisk på en ekstern harddisk.

Koordinationsgruppen vælger en ”arkivar”, der har dette som sit ansvarsområde.

Ad. 8. Grupper og udvalg
Aktivitetsgrupper er selvstændige grupper, som selv definerer deres arbejde. 
Før dannelse af en ny gruppe skal koordinationsgruppen kontaktes. 
Gruppens aktiviteter skal falde indenfor foreningens formål, ligeledes skal medlemmer af aktivitetsgruppen være medlem af foreningen. 
Aktivitetsgruppen udnævner en kontaktperson.
Som overordnet princip er alle aktivitetsgrupper åbne for alle interesserede. Aktivitetsgrupperne forpligter sig til at overholde foreningens vedtægter og at fremlægge en beretning for gruppens arbejde på den årlige generalforsamling.

Udvalg. Der er opgaver, der er så grundlæggende for foreningen, at de ikke kan uddelegeres – fx økonomistyringen. 
Nedsættes der et udvalg vil det ofte være en fordel hvis et medlem af koordinationsgruppen er medlem af udvalget, for at have en så direkte kommunikation som muligt. Desuden bør udvalgets kompetencer aftales ved nedsættelsen af udvalget. Generalforsamlingen skal informeres om- og have mulighed for at diskutere udvalgets arbejde, før nyvalg at medlemmer til udvalget.

Ad. 9. Planlægning af aktiviteter for det kommende år
Koordinationsgruppen vil efter generalforsamlingen danne sig et overblik over de opgaver, der forventes at skulle løses i det kommende år, og lave en samlet oversigt. Oversigten vil løbende blive evalueret og revideret.

Ad. 10. Daglig ledelse af foreningen

Koordinationsgruppen konstituerer sig på det først komne møde efter generalforsamlingen. Som minimum besluttes hvem der er ansvarlig for regnskab, hvilke to medlemmer der har tegningsret, og hvem der har ansvar for henholdsvis medlemskartotek, arkiv og hjemmesiden.
Desuden aftales en forretningsorden som skal danne ramme for koordinationsgruppens daglige arbejde.
Koordinationsgruppen møder bliver annonceret på hjemmesiden.

2015.06.17

Gruppens kalender


Møder:

Visionsmøde: 
søndag d. 3. september kl. 15.00

Frivilligcenter Aarhus, Grønnegade 80, 1. sal

Stormøder og referater


Formular